Payfit s'est attaqué au défi des dépendances non-gérées, du manque d'anticipation et des backlogs à rallonge. Marie Gaumont, Director of Product Operations, a dirigé l'implémentation de ProductBoard sur 9 mois. Elle pilote une équipe de plus de 10 Product Ops. Ce retour d'expérience compile les étapes concrètes, les outils testés et les résultats mesurables.
1. Casser la spirale des dépendances
Le problème initial : dépendances non-gérées entre équipes, manque d'anticipation sur les roadmaps, backlogs à rallonge sans priorisation claire.
L'objectif : optimiser l'indépendance des équipes, fluidifier les échanges et structurer les process Product et Tech.
Marie Gaumont a rejoint Payfit il y a 3 ans en tant que Product Operations Manager. Elle dirige aujourd'hui une équipe de plus de 10 Product Ops.
2. 4 axes couverts dans cette Masterclass
La discovery avec les équipes Produit et Tech. Identifier les problèmes réels avant de choisir un outil. Comprendre les besoins de chaque partie prenante.
Les différentes solutions et outils testés. Comparatif des options évaluées avant de retenir ProductBoard.
L'implémentation de ProductBoard étape par étape. Déploiement progressif, formation des équipes, gestion du changement.
Les bénéfices concrets en visibilité et productivité. Gains mesurables en alignement, réduction des frictions inter-équipes.
3. La méthode Payfit
Les 3 sources des briefings
OKR de l'équipe. Retours utilisateurs. Sujets critiques : sécurité, stabilité, dette technique.
Le système de priorisation
"Formule de priorisation : OKR impact / (Dependency score x Effort"
modes de priorisation d'une initiative : prio score parmi les plus élevés. Ratio élevé entre nombre de retours utilisateurs et (Dependency score x Effort score). Criticité vérifiée avec un Dependency x Effort non bloquant par rapport aux bandes passantes.
Le circuit de validation
Validation au sein de la squad. Validation avec les squads ayant des dépendances. Revue des directeurs de la tribe sur la liste validée de chaque squad.
Les Engineering Managers sont parties prenantes dans la rédaction des briefings. Les initiatives sont évaluées en dépendances et efforts selon les retours des Engineers. Les briefings complexes peuvent être accompagnés d'un RFC (Request for Comment) technique.
4. Du kickoff à l'adoption
Janvier 2020 : lancement du Briefing et du process d'alignement.
Mars 2021 : lancement de la recherche d'outil.
Avril 2022 : lancement de ProductBoard auprès des équipes.
5. Mesurer l'impact de ProductBoard
Satisfaction et retours des utilisateurs. Product, Tech, Product Marketing, Leadership et autres départements. Boucles de feedback régulières.
Métriques d'adoption : nombre de nouvelles idées, nombre de retours utilisateurs poussés, nombre de retours liés à des initiatives, chiffres de consultation des roadmaps.
Indicateurs macro : résultats de la question trimestrielle sur la confiance envers le Produit, posée à l'ensemble des collaborateurs Payfit.
6. Les défis d'adoption rencontrés
"Réalité terrain : l'adoption reste hétérogène. Certains pays et équipes créent du feedback régulièrement, d'autres non. Certains PMs traitent tous leurs feedbacks, d'autres non. Certaines squads remplissent bien le système de priorisation, d'autres le laissent"
axes de disparités identifiés
Insights : disparité de création et traitement du feedback entre pays, équipes et PMs. Priorisation : certaines squads utilisent bien le système, d'autres ne le remplissent pas. Roadmaps : certaines équipes en font leur référence, d'autres ne consultent pas.
Stratégie d'adoption retenue : miser sur une adoption forte des relais (Product Marketing, CS Ops, Sales Ops, Marketing) plutôt que sur une adoption à l'échelle complète. La source de vérité reste ProductBoard pour tous.
7. Insights et retours utilisateurs dans ProductBoard
Chaque insight pertinent est relié par le PM à une initiative dans ProductBoard. L'initiative peut être en cours ou au stade de nouvelle idée. Pas de distinction formelle entre nouveaux besoins et amélioration de l'existant.